Preface
몇 년 전, 모 솔루션 소프트웨어 개발 프로젝트의 PM일을 하고 있을 때였다. 이런저런 고생끝에 제품이 대략 완성되고, 완료보고를 하려는 즈음.... 완료보고와 함께 White Paper를 내놓으면 좀 더 완료보고의 모양새가 나지 않을까? 생각했다. 대충 다른 제품의 White Paper를 참고로 쓰면 되겠지~ 하고 샘플(경쟁제품 포함)들을 수집했는데...
이것 참;; 해외업체건 국내업체건 맘에드는 수준있는 White Paper를 내놓은 곳이 단 한 곳도 없는것이 아닌가! 이들을 참고로 작성해선 안된다는 생각이 들어 본격적으로 White Paper 작성법을 찾아보기 시작했다.
그런데 여기서 또 문제....
White Paper 작성법에 대한 몇몇 글들이 있긴 하였으나, 대부분 Specification이나 하드웨어 제품들을 타겟으로 하는 작성법이어서.. 당장 작성하려고 하는 Software제품에는 적용하기 힘든 부분이 많았다.
결국 Software Product에 대한 White Paper 작성법을 부족하나마 나름대로 정의해 보기로 했고, 그때 나온 결과물을 조금 손보아서 이렇게 내놓는다. 사실 7장에 나열한 참고자료들을 SW업계 환경에 맞추어 첨삭을 가하고, 약간의 의견을 더한 수준에 지나지 않는다. 여튼, 나와 같은 고민을 하는 개발자나 PM들에게 작은 도움이 되기를 바래본다.
Software의 경우는 Business Point, 혹은 Techinical Point에 중점을 두는 White Paper가 나올 수 있다. 여기서는 두 가지가 적절히 조화된 White Paper의 작성을 기준으로 기술하였다.
이 글의 초고 작업에는 지금은 N모사에 계신 김송기씨가 함께 했다.
1. What is the Software Product White Paper?
White Paper는 영국 정부의 공식 보고서 표지가 하얀색인 데서 유래한 용어로, 정부기관이 정책이나 실적을 종합 정리해 발표하는 공식 보고서의 통칭을 가리킨다. 하지만, IT 분야에서는 기술, 제품, 이슈, 표준 규격, 정책, 솔루션에 관한 개요를 브리핑하는 자료를 말한다.
그 중에서 Software Product White Paper(이하 White Paper)는 제품의 운영과 철학 또는 기술 배경을 설명하기 위해 만든 자세하지는 않지만 전문적인 자료라고 할 수 있다. 보통 소프트웨어 제품의 발표와 함께 제공된다.
1.1. 목적
White Paper는 회사의 제품을 압축적으로 간단하게 소개하는 자료로써, 다른 사람 또는 업체로 하여금 전문적인 지식 및 사업 정보를 공유하기 위한 자료이다.
White Paper는 제품 홍보 또는 기업 홍보, 세미나 자료, 회의 자료 등으로 쓰이기 때문에 새로운 분야에 대한 소개, 혁신적인 솔루션(제품)의 홍보, 특정 타겟 대상의 설명에 아주 효과적인 자료로 이용될 수 있다.
그러나 White Paper는 궁극적으로 제품 판매를 목적으로 한다.
1.2. 역할
White Paper는 White Paper를 쓰는 측과 읽는 측에 대하여 각각 다음과 같은 역할을 한다.
● Sales & Marketing 수단(작성자 측의 경우)
White Paper는 제품을 포장하는 수단이다. White Paper를 통해 제품에 흥미를 더하고 겉으로 보이는 모양 이외에 제품의 이면까지 White Paper를 통해 보여줄 수 있다. 제품을 잘 포장한 White Paper는 훌륭한 마케팅 도구로 활용될 수 있으며 보이지 않는 제품을 더욱 값진 제품으로 표현할 수 있다.
● Decision Making Point(읽는 측의 경우)
IT 산업에서 White Paper가 가지는 영향력은 가히 크다고 할 수 있다. White Paper는 구매결정자들로 하여금 제품을 구매하도록 이끄는 가장 중요한 수단이다.
제품들과 서비스를 선택할 때 구매 결정자들은 옳은 선택을 하기 위하여 엄청난 압력을 받는다. 그들이 구매를 할 수 있도록 도와줄 수 있는 가장 설득력 있는 것은 바로 왜 이 제품/서비스가 그들의 요구사항에 적합한지를 증명한 White Paper이다.
※ 리서치 자료에 의하면 구매 결정자들이 어떤 제품을 구매하려고 할 때, 가장 먼저 고려하는 것이 White Paper라고 한다.
※ 또한 구매 결정을 할 때 가장 마지막으로 고려하는 사항도 White Paper이다.
※ White Paper는 생명력이 길다. 예를 들어 잡지나 신문 같은 매체는 쉽게 버리는 반면 White Paper는 당장 필요하진 않더라도 언젠가 필요한 날을 대비하기 위해서 쉽게 버리지 않기 때문이다.
2. Software Product White Paper의 내용 구성
Sortware Product의 White Paper에는 다음과 같은 내용들이 포함되어야 한다.
● 시장분석 자료
제품이 어느 분야(분류)에 해당하는지 명확한 Positioning을 하고, 해당분야의 충분한 사전 조사가 있은 후 다른 제품과의 차이점과 해결책을 제시하여, 전형적인 고객뿐만 아니라 잠재적인 고객들에게도 어필할 수 있는 객관적인 시장 분석 자료가 필요하다.
● 제품특징
제품의 특징이 무엇인지, 그 제품을 통해 무엇을 해결할 수 있는지 상세히 기술하도록 한다.
● 제품분석 자료
제품에 대한 그래프, 차트, 테이블 등의 자료를 통해, 제품의 이해도를 높이고 기술 명세를 명확히 하여 고객이 알기 쉽도록 자료를 만든다.
● USP(Unique Selling Point)
경쟁사의 제품과의 차이점을 객관적인 자료에 근거하여 설득력 있게 기술하며 이 제품만의 Unique selling point를 설명할 필요가 있다.
● 고객에게 줄 수 있는 혜택
고객의 입장에서 사업 목적과 기술적인 저해 요인을 파악하고, 이 제품을 통하여 어떤 해결책을 줄 수 있으며 고객에게 어떤 이점을 줄 수 있는지 명확히 할 필요가 있다.
3. Software Product White Paper 작성 Tips
효과적인 White Paper의 작성을 위한 다음과 같은 Tip들을 제시한다. 이러한 Tip들은 전체적인 문서의 품질을 높이는데 기여할 것이다.
● 그래프를 잘 활용하라
제품을 이해하도록 도와주는 그래프나 이미지, 테이블 등을 사용해야 한다. 그래프는 개념, 기술, 시스템 관계 등을 글로만 설명하는 것 보다 훨씬 효과적으로 White Paper의 내용을 이해시켜 준다. 특히나 기술 설명 부분은 고객들에게 지루함을 줄 수 있기 때문에 이 같은 자료가 꼭 필요하다.
● 전문용어는 피하라
어려운 용어는 사용하지 말고 명확하고 알기 쉬운 용어를 선택해야 한다. 글을 읽는 사람이 용어를 이해하지 못한다면 White Paper의 전체적인 내용에 신뢰를 잃을 수 있다. 만약, 그 용어를 꼭 사용해야 한다면 먼저 그 용어에 대한 설명부터 해주는 것이 좋다.
● 한 문단엔 하나의 주제만을 기술하라
한 문단에서는 하나의 주제를 가지고 내용을 전개해나가야 한다. 한 문단에 여러 화제가 섞여 있으면 내용의 이해도도 떨어질 뿐만 아니라 고객도 잃을 것이다.
● 사례연구를 포함하라
보통 White Paper에서는 해결방안에 있어서 이론 응용 법을 이용한다. 예를 들면 ‘제품 X는 A라는 상황에서 B를 할 것이다.’ 는 식의 내용을 쓴다. 그러나 이것은 너무 추상적이어서 고객에게 신뢰감을 줄 수 없다. 따라서 이론에 따른 실제 사례 연구가 White Paper에 포함되면 제품의 해결 방안이 고객에게 어떤 식으로 해결책을 제시해주며, 또 어떤 이점을 가져다 줄 수 있는지 증명하는데 아주 효과적이다.
● 사전 요약은 흥미로운 내용으로 작성하라
본론 시작 전에 요약 내용을 쓰기도 하는데 여기에서는 가장 흥미로운 내용을 가지고 작성하도록 해야 한다. 요약 내용이 너무 딱딱하거나 어려우면 본론을 읽기도 전에 White Paper에 대한 흥미가 떨어져 끝까지 읽지 않게 된다.
● 도입부분에 결론을 써라
글의 도입부분은 White Paper의 내용으로부터 만들어낸 결론 및 주제를 드러내기에 가장 좋은 부분이다. 마치 신문 기사에서 헤드라인을 화려하게 장식하는 것과 같다. 물론 마지막에 결론을 쓰긴 하지만 미리 독자에게 결론을 알려주고 그 결론에 따라 전체적인 내용을 파악할 수 있도록 만든다.
● 투자자의 입장에서 생각하라
먼저 고객들을 이해하려고 노력해야 한다. 고객들이 관심을 가지고 있는 것을 정확히 판단하여 그들이 요구하는 것들을 충족시켜줘야 한다. 특히 고객들은 그들의 요구를 충족시키기 위한 신뢰할 수 있는 증거들을 찾을 것이다. 이 증거를 제공하는 것으로, 그들에게 시간을 덜어줄 뿐만 아니라 신용도를 증가시킬 수 있다.
● 차별성을 강조하라
타 제품과의 차별성을 객관적인 사실에 근거하여 기술해야 한다. 제품의 해결방안이 경쟁 제품보다 좋다는 것을 증명하고 어떤 이유로 더 좋은지를 설명해야 White Paper가 더 설득력을 가질 수 있다.
● Feature와 Benefit의 차이점을 이해하라
종종 특징과 이점을 정확히 구별하지 못하고 글을 쓰게 되는 경우가 있다. 간단히 이 차이점을 설명하면 특징은 제품을 판매하는 쪽과 관계가 있고 이점은 제품을 구매하는 쪽과 관련이 있다고 할 수 있다. 따라서 이점을 쓸 때는 이 제품을 통해 구매자가 어떤 이익을 얻을 수 있는지를 써야 한다. 예를 들면 이 제품을 구입함으로써 구매자의 매상은 얼마나 올라가는지, 시간은 얼마나 줄일 수 있는지, 사업을 얼마나 향상 시킬 수 있는지를 작성해야 하는 것이다.
특징과 이점의 차이를 다음 문장을 통해 구별할 수 있다.
[특징]
* 우리의 신제품은 100회의 반복을 줄일 수 있습니다.
* A 제품은 사용하기 쉽습니다.
* 우리의 웹사이트는 전송 받는 시간이 아주 빠릅니다.
[이점]
* 구매자는 한 달에 100만원의 이익을 가져가실 수 있습니다.
* 사용자는 5분만에 A 제품의 사용법을 알 수 있습니다.
* 고객님은 우리 사이트를 방문하는 것만으로도 시간을 절약할 수 있습니다.
● 조화를 이뤄라
White Paper는 기술 문서도 아니고 마케팅 문서도 아니다. 지나치게 기술 위주의 문서가 된다면 내용이 딱딱해져 글을 읽는 사람에게 흥미를 떨어뜨릴 것이고, 또 너무 마케팅 위주의 문서가 된다면 제품이 과장되어 보여 신뢰성을 떨어뜨릴 것이다. 따라서 기술과 마케팅 문서의 적정한 선을 지키며 조화를 이룰 수 있도록 한다.
● 부정적인 내용을 언급하지 마라
제품의 부정적인 내용은 언급하지 말고 경쟁 제품의 약점을 언급한다. 단, 경쟁사의 이름을 직접적으로 표기하진 않는다.
● 적절한 분량으로 작성하라
White Paper의 길이는 보통 2-3 페이지에서 약 50 페이지 정도로 작성하며, 12-18페이지 정도가 가장 적당하다.
● 적절한 포맷으로 배포하라
포맷은 HTML이 가장 좋고, 다운로드 하기 쉽도록 PDF로 하는 것도 좋다.
4. Software Product White Paper 작성절차
보통 White Paper의 작성절차는 다음과 같은 절차를 따른다.
1. 자료수집
전체적인 내용을 파악하고, 표/그림등을 활용하기 위하여, 제품을 개발하기 위해 작성되었던 기능명세서, 모듈설계서, 디자인설계서등을 수집한다. 또한 타 제품과의 비교를 위하여 시장조사 자료도 준비한다.
2. 주제의 선정
당연히도 제품의 설명과 우수성의 설파가 주제가 되겠으나, White Paper의 내제적 용도는 업체/시장/제품 사정상 다소 상이할 수 있다. 이에 알맞은 적절한 주제를 선정한다.
3. Target의 선정
글을 읽을 대상이 누구인지 정하고, 대상에 맞는 수준의 내용을 작성하도록 하여 이해도를 높이도록 한다.
4. 목차 선정
목적과 대상에 따라 White Paper의 목차를 잡고 개요를 잡도록 한다. 목차에 따라 글의 흐름이 달라질 수 있기 때문에 충분히 검토하도록 한다.
5. 용어의 통일
공통으로 쓰이는 용어나 통일성을 가져야 할 용어는 미리 정하여 작성 담당자들이 모두 같은 용어를 쓸 수 있도록 한다. 각 부분의 작성 담당자가 다르기 때문에 미리 규칙을 정해놓지 않으면 글의 통일성이 떨어지기 때문이다.
6. 양식 및 폰트 결정
문서의 형식(단계별 번호나 형태 등)부터 폰트까지 글을 쓰기 전에 미리 정하도록 한다.
7. 작성 담당자 선정
목차에 따라 각 부분의 작성 담당자를 정한다.
8. 작성
앞서 정해진 규칙에 따라 담당자 별로 작성한다.
9. 취합 및 퇴고
마지막으로 작정자 중 대표자가, 나누어 쓰여진 각 부분을 모두 취합하여 목적에 맞게 잘 쓰여졌는지 검토를 하고 마지막 수정을 하도록 한다.
10. Release
문서를 배포한다.
5. Software Product White Paper 목차 예제
목차의 선정은 가장 고민스럽고 가장 신중해야 하는 작성 단계이다. 일반적인 목차예제를 다음과 같이 제시한다. 그러나 이는 제품의 특성에 따라 상이해야 할 필요성도 있으므로 참고 자료로만 활용하라.
1. Introduction
제품에 대한 소개 글로써 제품을 만들게 된 명확한 목적과 배경을 기술하되, 제품에 대한 시장 현황과 흐름, 타 제품과의 차이점 등을 기술하도록 한다.
* Needs
시장에서의 제품의 필요성을 기술한다. 어떤 회사 또는 어떤 부분(시장)에서 이 제품을 필요로 하는지 대체 상품으로는 무엇이 있는지 기술한다.
2. Overview
제품의 전반적인 컨셉을 기술한다. 제품의 이름 설명(의미), 기본 개념, 정의, 제품 구성, 사용 환경, 전체적인 사용법 등을 설명한다. (소개 자료와 비슷한 맥락 일 수 있으며 보통은 소개 글과 합쳐서 하나로 쓰이는 경우가 많으나 나누어 쓰기도 한다.)
3. Feature
제품의 주요 특징을 기술한다. 타 제품과 비교하여 장점을 상세히 설명하고 왜 이 제품을 사용해야 하는지 설득력 있게 설명한다.
4. Functions
제품의 주요 기능을 기술한다. 우선 주요 기능을 구분하고 각각의 기능에 따른 정의를 명확하게 설명한 후 프로세스와 기능리스트를 상세하게 작성한다.
5. System Architecture
제품의 시스템 구성을 기술한다. 시스템 구성에 대한 소개와 각각의 기능을 설명하고 이미지를 첨부하여 이해가 쉽도록 한다. 우수하고 검증된 System Architecture는 고객에게 제품의 신뢰감을 높이는데 일조한다.
* Standard Support
국제 표준을 따르고 있는지 기술한다. 어떤 국제 표준을 따르고 있으며, 표준화로 인한 이점이 무엇인지 설명한다.
6. Benefit
제품을 사용하는 회사 또는 사용자에게 주어지는 혜택을 기술한다. 제품을 사용함으로써 회사 또는 사용자에게 어떤 이점을 주며 그것으로 인한 회사의 발전 방향이 무엇인지 상세히 설명한다. 가능하면 수익 구조에 관한 내용도 첨가할 수 있도록 한다.
7. Conclusion or Epilogue
White Paper의 결론을 맺는 내용으로 제품의 간략한 소개와 비전을 기술하도록 한다.
6. White Paper Example
http://www.hannonhill.com/downloads/pdf/Hannon_Hill_Content_Management_WhitePaper.pdf
http://www.sitecore.net/Benefits/Product%20overview/Evaluation%20tools/Choosing%20CMS.aspx
http://software.emc.com/collateral/content_management/documentu\m_family/wp_tech_cis.pdf
http://www.eclipse.org/whitepapers/eclipse-overview.pdf
http://www.utopianet.org/news/file-11.pdf#search='white%20paper'
http://www.sun.com/products/soa/composite_app_tco.pdf
http://www.wapforum.org/what/WAP_white_pages.pdf
http://java.sun.com/developer/technicalArticles/WebServices/JWS_2/JWS_White_Paper.pdf
http://www.uddi.org/pubs/Iru_UDDI_Technical_White_Paper.pdf
7. 참고자료
http://ww.casestudieswriter.com/how2wp.html
http://ww.perrymarshall.com/whitepapers/
http://www.stelzner.com/copy-HowTo-whitepapers.php
http://www.writing-world.com/tech/tech4.shtml
http://www.studygs.net/wrtstr11.htm
http://www.darrenbarefoot.com/writingsamples/TenTips.pdf
http://aplawrence.com/Misc/ctaylorwhitepaper.html
http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/546/01/
http://www.mwknowles.com/free_articles/white_paper/white_paper.html
http://pegasus.cc.ucf.edu/~gurney/WhPaperRev4LAH.doc
http://www.pegr.com/whitepapers.html
http://www.itbusinessedge.com/research/?ggkey=white+paper
http://www.bpm-advisor.com/whitepaper2.php
http://www.klariti.com/white-papers/index.shtml
http://www.sage.org/whitepapers/guidelines.mm
http://www.clarityconsulting.com/what_makes_a_good_white_paper.htm
